Sözleşme Yönetimi ve Hak Taleplerinde Dikkat Edilecek Hususlar!

Sözleşme yönetimine hazırlıklı olma

1. Sözleşme şantiye yönetimi tarafından tüm detaylarıyla öğrenilmeli ve sözleşmenin avantajlı, dezavantajlı, zayıf veya ihtilaf yaratabilecek hususları belirlenmelidir.

2. Sözleşmenin zayıf, dezavantajlı veya ihtilaf yaratabilecek hususları konusunda riskler belirlenmeli, bu hususların gündeme gelmesini engelleyecek veya gelmesi halinde uygulanacak yöntemler tespit edilmelidir.

3. Sözleşme yönetimine yönelik bilgi akış sistematiği oluşturulmalı, sorunların zamanında ilgili bölümlere aktarılması ve talepleri destekleyecek bilgi ve döküman hazırlığı için sorumluluklar tanımlanmalıdır.

4. İş programı sadece işi yapan için değil işveren için de bağlayıcı bir unsur olmalı, işin seyrini etkileyebilecek sözleşmesel hususlar planlamada dikkate alınmalı, iş programları sözleşme yönetiminde bir araç olarak kullanılabilecek nitelikte hazırlanmalıdır.

5. İdarenin, işin sürecini etkileyecek sözleşmesel yükümlülüklerine iş programında yer verilmelidir. Bu yükümlülükler; yer teslimi, proje teslimi, proje onayı, çalışmaya engellerin kaldırılması, malzeme onayı gibi yükümlülükler olabileceği gibi, sözleşmeye göre daha farklı yükümlülükler de olabilir.

6. İdarenin sözleşmesel yükümlülüklerinin de bulunduğu iş programının idareden onayı alınmalıdır.

7. Şantiye ile ilgili tüm yazışma ve dökümanlar düzgün bie şekilde arşivlenmeli ve korunmalı, önceki yazı ve uygulamalara ilişkin belgelere kolayca ulaşılmalıdır.

Yer teslimindeki gecikmeler -Kamulaştırma sorunları

İşin yapılacağı arazi üzerinde kamulaştırmaya ilişkin bir takım sorunlar mevcutsa bu işlerin sözleşmenin imzalanmasından sonraya kalması durumunda, imalatın tamamen veya kısmen gecikmesi söz konusu olur.

8. Kamulaştırma işleminin sözleşme imzasından sonra yapılacağı biliniyorsa, kamulaştırma işlemi için idare sorumlulukları bir iş programı çerçevesinde sözleşme aşaması veya hemen sonrasında terminlere bağlanmalıdır.

9. Bu terminlerin imalat programını bağlayıcılığı iş programı ile belgelenmeli, kamulaştırmaya ilişkin gecikmelerin iş programına etkisi ispat edilebilmelidir.

10. Kamulaştırma gecikmelerinin işte oluşturduğu süresel kayıpların maliyeti de hesaplanabilmeli, bu maliyetler için idareye hak bildirimi / talebinde bulunulmalıdır.

11. Kamulaştırmadan kaynaklanan süresel kayıplara rağmen işin zamanında bitirilmesi isteniyorsa, işi hızlandırmanın maliyeti de hesaplanabilmeli ve idareye hak bildirimi / talebinde bulunulmalıdır.

Yer teslimindeki gecikmeler – Altyapı deplasmanları

12. İmalat sahasında çeşitli altyapı tesisleri olabilir. Sözleşmede bu tesislerin varlığı ve deplasmanı için sorumluluklar belirtilmiş ise, sorumluluğun idareye ait olması halinde yukarıda yer tesliminde izah edildiği şekilde hareket edilmelidir.

13. Sözleşmede altyapı tesislerinin varlığından söz edilmemişse, bunların deplasmanı yapılmadan, işe en azından kısmen başlanamayacaktır. Bu altyapı deplasmanlarının nasıl ve kim tarafından yapılacağı belirlenmeli, bu çalışmaların işe olan gerek süresel gerekse maddi etkileri belirlenmeli ve idareye hak bildirimi / talebinde bulunulmalıdır.

Avans ödemelerindeki gecikmeler

14. Sözleşmelerde avans ödemesine ilişkin şartlar yazılı olup genelde bu şartlar, avans ve kesin teminat mektubunun verilmesi ve sözleşme imzasıdır.
Bu şartlar yerine getirildikten sonra avans ödemesinde gecikme olması halinde, işe başlanması için avans alınması şartı olsa ve gerekli süre verilse bile, işte mali kayıplar olması kaçınılmazdır. Bu kayıplar belirlenmeli, idareye kayıp hak bildirimi / talebinde bulunulmalıdır.

Proje teslimindeki gecikmeler

15. Proje teslimindeki gecikmelerde işin kısmen veya tamamen gecikmesine sebep olabilir. Teslimdeki gecikmeler işin başında olabileceği gibi, işin ilerleyen safhalarında da yaşanabilir. Bu nedenle, idarenin proje teslimlerine ilişkin yükümlülükleri imalat programı vasıtası ile terminlere bağlanmalı, olası gecikmelerin süresel ve maddi etkisi belirlenerek idareye hak bildirimi / talebinde bulunulmalıdır.

16. Bazı sözleşmelerde işverenden kaynaklanabilecek gecikmeler için süre uzatımı verilebileceği ifade edilir. Ancak aynı ifade çoğu kez, yüklenicinin süre uzatımı dışında bir talebi olamıyacağı şeklinde devam eder. Sözleşmede böyle bir ifade olsa bile, işverenin her türlü tazminat ödemelerinden kurtulamayabileceği unutulmamalı ve gerekli hak tespit ve bildirim çalışmaları yapılmalıdır.

İdari sorunlar – Onaylardaki gecikmeler

17. Hakedişlerin onay ve ödeme süresine uyulmuyorsa sözleşme çerçevesinde gerekli uyarılar yapılmalı, bu konudaki gecikmelerin mali kaybı takip edilerek gerektiğinde hak bildirimi / talebinde bulunulmaldır.

18. Malzeme numune onaylarında gecikmeler oluyorsa bu konuda gerekli uyarılar yapılmalı, gecikmelerin süresel ve mali kayıpları takip edilerek gerektiğinde hak bildirimi / talebinde bulunulmalıdır.

19. İdarenin imalat onay ve kabullerinde gecikmeler oluyorsa bu konuda gerekli uyarılar yapılmalı, gecikmelerin süresel ve mali kayıpları takip edilerek gerektiğinde hak bildirimi / talebinde bulunulmalıdır.

20. İş programının idarece onay süresi belli ve bu süre içinde iş programı onaylanmıyorsa, gecikmelerin süresel ve mali kayıpları takip edilerek gerektiğinde hak bildirimi / talebinde bulunulmalıdır.

21. Proje onay ve / veya görüş bildirilmesine ilişkin gecikmeler mevcut ise gecikmelerin imalat programı vasıtası ile işe süresel ve mali etkisi değerlendirilmeli, gerektiğinde hak bildirimi / talebinde bulunulmalıdır.

Teknik sorunlar

22. İşverenin işin kalitesini garanti altına almak amacı ile Taşaron ve imalatçıları da onaylama yetkisi mevcut ise, geniş bir imalatçı ve Taşaron listesi onaylatılarak rekabet imkanlarının getireceği avantaj konusunda bir kısıtlama ile karşılaşılmamalıdır.

23. Sözleşme kapsamında olmayan yeni bir imalat talebinde, talepler sözlü olsa bile yazılı olarak teyidi istenmeli, fiyat tespiti konusunda sözleşme hükümleri doğrultusunda hareket edilmeli, ancak mümkün ise fiyat onayı alınmadan imalata başlanmamalıdır.

24. İlave maliyet gerektiren veya süre kaybı doğuran malzeme değişiklik talepleri var ise, idare talebinin yazılı olarak resmiyet kazanması sağlanmalı, değişiklik isteğinin süresel ve mali boyutu değerlendirilerek hak bildirimi / talebinde bulunulmalıdır.

25. İş miktarında artma veya azalma var ise sözleşmenin bu husustaki hükümlerine göre gerekirse hak bildirim / talebinde bulunulmalıdır.

26. İşin idare tarafından kontrol ve denetimini yapması konusunda konmuş kurallara uyulmalı, (örneğin bir imalatın idare onayı olmadan kapatılmaması gibi) idarenin bu kuralları yerine getirmemesi halinde sözleşme çerçevesinde gerekli hak bildirimleri yapılmalıdır.

27. Götürü bedelli işlerde, işverenin proje revizyonları ile sözleşmenin dışına çıkma ve götürü bedel dışında işin kalitesini artırma çabalarına karşı dikkatli ve sözleşme çerçevesinde yaklaşılmalıdır.

Hak bildirim ve taleplerinin yapılması

28. Hak talebini gerektirecek nedenin ortaya çıkması neticesinde zaman kaybetmeden idareye uyarı yazısı yazılmalıdır.

29. Talep yazılarının başlangıcında olgu ve doğan hak bildirimi ifade edilmeli, yazı sonunda hak talebi, hakların saklı tutulduğu vurgulanarak yapılmalıdır.

30. Gerektiğinde konu ile ilgili daha sonra yazılan açıklamalı yazılarda, sözleşme maddeleri ile talep arasındaki bağ işverene aktarılmalıdır.

31. Hak bildirim ve talep yazılarında iki önemli hususa kesinlikle dikkat edilmelidir. Bunlardan birincisi yazının zamanında yazılması (sözleşmelerde belirtilen terminler dahilinde), ikincisi ise talebe konu olan sorunların yazılarla takviye edilmesidir. Bu nedenle sonuç alınması için bütün sorunlarda bu iki hususa kesinlikle uyulmalıdır.

32. Talep yazılarının sözleşme ve yürürlükteki yasalara aykırı olmamasına dikkat edilmelidir.

33. Talep yazıları yazılması konusunda deneyimli kişiler şantiyelerde bulunmalı veya bu hususta danışmanlık hizmeti alınmalıdır.

34. Sözlü talebin işin yapılması için geçerli olduğu sözleşmelerde, sözlü taleplerin sözleşmede belirlenen sürelerde yazılı halde alınması takip edilmelidir.

35. İşverenden gelen her türlü yazılı talebin mümkünse parasal ve gerekirse süresel karşılığı için işverenin onayı alınmadan işe başlanmamalı, işe başlanması halinde, sözleşmede belirtilen terminler çerçevesinde gerekli hak tespit ve talebi girişimleri yapılmalıdır.

36. Sözleşmesel konularda sözleşmenin belirttiği terminlerde hareket edilmelidir.

37. Hak taleplerine baz çalışmalar düzenli olarak yapılmalı ve saklanmalıdır.

38. Hak talepleri bu konudaki standartlara uygun olarak yapılmalıdır.

Diğer sözleşme yönetimi hususları

39. İhzarat programı isteniyorsa bu program belirlenen süre içinde verilmelidir.

40. İhzarat alma imkanları varsa değerlendirilmelidir.

41. İş programı ile birlikte hakediş programı isteniyor ise, bu program hazırlanıp verilmelidir.

42. Personelin sözleşmede belirtilen bildirim süresi içinde idareye bildirim yapılmalıdır.

43. Vergi ve resimlerin ödenmesi konusunda sözleşmesel yükümlülükler yerine getirilmelidir.

44. Katılım payları, teknik altyapı teminat bedelleri ödemeleri tanımlanmış ise sözleşme çerçevesinde üzerimize düşen yükümlülükler yerine getirilmelidir.

45. Yapım ve oturma ruhsatları alınması tanımlanmış ise sözleşme çerçevesinde üzerimize düşen yükümlülükler yerine getirilmelidir.

46. Fiyat farkı alınabilecek malzemeler var ise sözleşme çerçevesinde bu haktan yararlanılmalıdır.

47. Altyapı bağlantılarının yapılmasında sorumluluklar tanımlanmış ise sözleşme çerçevesinde üzerimize düşen yükümlülükler yerine getirilmelidir.

48. Kesilen teminat ve diğer paraların iadesi takip edilmelidir.

49. Günlük faaliyet raporları işveren veya temsilcisi le birlikte imzalanmalı çalışılamayan gün, vb. gibi tespitler kayda geçmelidir.

50. İdarenin yer teslimi yaptığı inşaat sahasında değişiklik yapması durumunda oluşabilecek zararların telafisi için gerekli hak bildirim / talepleri yapılmalıdır.

51. İşin geçici kabulünün yapılmasına yönelik yükümlülükler çerçevesinde gerekli sorumluluklar yerine getirilmelidir.

52. İşin geçici kabulü yapıldıktan sonra, kesin hakediş raporunun hazırlanmasına yönelik gerekli sorumluluklar yerine getirilmelidir.

Hazırlayan:
Cem KAFADAR
İnşaat Mühendisi (ITU-1987)